Kto odpowiada za Twoje dane?
Administratorem danych osobowych jest ONE Auto Serwis Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Torowej 4, 45-073 Opole, NIP 7543390782, KRS 0001254638, zwana dalej „Administratorem”.
Możesz skontaktować się z Administratorem:
- e-mail: biuro@one.opole.pl,
- telefonicznie: +48 795 683 140.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Na podstawie obecnego zakresu działalności Administratora nie zachodzą przesłanki obowiązkowego wyznaczenia IOD określone w art. 37 ust. 1 RODO. W sprawach dotyczących ochrony danych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod adresem biuro@one.opole.pl. Ocena obowiązku wyznaczenia IOD będzie ponawiana w razie istotnej zmiany skali lub charakteru przetwarzania danych.
Jakie dane możemy przetwarzać?
Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z serwisu, kontaktujesz się z ONE Auto Serwis lub zlecasz usługę serwisową.
- Kontakt e-mail, telefoniczny, przez SMS, WhatsApp lub Telegram: imię i nazwisko, dane kontaktowe, identyfikator konta lub numer telefonu, historia kontaktu, treść wiadomości oraz informacje, które samodzielnie podasz. W przypadku nagrywanej rozmowy przetwarzane są również głos, data i czas połączenia oraz treść rozmowy.
- Umawianie, realizacja i rozliczenie usługi: adres, dane do faktury i płatności, NIP oraz dane pojazdu, w szczególności VIN, numer rejestracyjny, marka, model, rok produkcji, przebieg, historia napraw i dokumentacja serwisowa — wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi konkretnej sprawy.
- Diagnostyka pojazdu: dane zapisane w sterownikach pojazdu, w szczególności kody usterek, parametry pracy układów, informacje serwisowe i historia błędów, w zakresie niezbędnym do wykonania usługi.
- Dokumentacja pojazdu i bezpieczeństwo: zdjęcia lub filmy dokumentujące stan pojazdu, uszkodzenia, VIN, przebieg i wykonane prace oraz wizerunek i zdarzenia utrwalone przez monitoring terenu serwisu.
- Jazdy próbne i usługi Door-to-Door: informacje o trasie przejazdu oraz miejscu odbioru i dostawy pojazdu, wyłącznie gdy są potrzebne do realizacji zamówionej usługi.
- Korzystanie ze strony: dostawca hostingu zapisuje logi wejść oraz logi błędów serwera. Mogą one obejmować adres IP, datę i czas żądania, odwiedzony adres, dane przeglądarki i urządzenia oraz informacje o błędach.
- Usługi zewnętrzne: podczas pobierania zasobów lub korzystania z osadzonej mapy zewnętrzny dostawca może otrzymać m.in. adres IP, dane urządzenia, przeglądarki i informacje o aktywności zgodnie z własnymi zasadami.
Nagrywanie rozmów telefonicznych
Administrator nagrywa rozmowy telefoniczne związane z obsługą klienta w celu dokumentowania ustaleń dotyczących terminów, kosztorysów, zakresu prac i reklamacji, poprawy jakości obsługi oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Przed rozpoczęciem nagrywania rozmówca jest informowany o rejestracji rozmowy. Osoba, która nie chce prowadzić nagrywanej rozmowy, może zakończyć połączenie i skontaktować się z Administratorem pocztą elektroniczną lub osobiście.
Stan serwisu one.opole.pl na 28 sierpnia 2026 r.: serwis korzysta z własnego panelu ustawień cookies, zaawansowanego Google Consent Mode, Google Analytics 4, Google Ads i Microsoft Clarity ConsentV2. Tagi Google i Clarity są ładowane z domyślnym statusem „denied” i mogą przesyłać ograniczone pomiary bez cookies oraz bez trwałego łączenia wizyt. Pełna analityka, trwałe identyfikatory i cookies wymagają zgody. Serwis zawiera formularze kontaktowe i rezerwacyjne, osadzone Mapy Google na wybranych stronach oraz odsyłacze do Google Maps, Waze, WhatsApp, Telegram i strony wykonawcy. Fonty są udostępniane lokalnie z one.opole.pl.
Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?
| Cel | Podstawa prawna | Uwagi |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i bieżący kontakt | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy; w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadniony interes polega na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań. |
| Umówienie, wycena, diagnostyka, zamawianie części, zawarcie i wykonanie usługi, dokumentacja serwisowa oraz obsługa reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Dane niezbędne do podjęcia działań na Twoje żądanie lub wykonania umowy. |
| Realizacja obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Zakres wynika z przepisów mających zastosowanie do konkretnej usługi i dokumentu. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadniony interes Administratora. |
| Nagrywanie rozmów telefonicznych w celu dokumentowania ustaleń, kontroli jakości obsługi oraz obsługi reklamacji i roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w zakresie ustaleń niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy także art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Prawnie uzasadniony interes Administratora polega na zapewnieniu rzetelnej obsługi, możliwości odtworzenia ustaleń oraz ochronie praw stron. Administrator ocenia niezbędność nagrywania i interesy osób, których dane dotyczą. |
| Dokumentowanie stanu pojazdu zdjęciami lub filmem oraz wykonywanie jazd próbnych | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz — w zakresie dokumentowania prawidłowości usługi i ochrony przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Zakres dokumentacji jest ograniczony do informacji potrzebnych do realizacji usługi i ochrony praw stron. |
| Monitoring terenu serwisu dla ochrony osób, mienia i powierzonych pojazdów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadniony interes Administratora polega na zapewnieniu bezpieczeństwa oraz wyjaśnianiu incydentów. |
| Przypomnienia serwisowe i marketing bezpośredni, np. informacje o promocjach, nowych usługach lub sezonowej wymianie opon | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej | Wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody, którą można w każdej chwili wycofać. |
| Bezpieczeństwo techniczne serwisu i diagnozowanie błędów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Logi dostępne Administratorowi są przechowywane co do zasady nie dłużej niż 30 dni. Wybrane dane mogą być przechowywane dłużej, gdy jest to konieczne do wyjaśnienia incydentu, ochrony przed roszczeniami lub wykonania obowiązku prawnego. |
| Tworzenie statystyk i analiza korzystania z serwisu za pomocą Google Analytics oraz Microsoft Clarity, w tym map kliknięć, map przewijania i nagrań sesji | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399–400 Prawa komunikacji elektronicznej | Opcjonalne cookies analityczne są domyślnie wyłączone. Google Analytics i Microsoft Clarity mogą wcześniej przekazywać ograniczone pomiary bez cookies w trybie „denied”. Pełne sesje, trwałe identyfikatory i cookies wymagają zgody zapisanej we własnym panelu ONE. |
| Pomiar skuteczności reklam, przypisywanie konwersji i funkcje remarketingowe za pomocą Google Ads | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399–400 Prawa komunikacji elektronicznej | Przed zgodą Google Ads może otrzymywać ograniczone sygnały bez cookies. Pełny pomiar konwersji, cookies reklamowe i dane użytkownika są uruchamiane po uzyskaniu wymaganej zgody. |
| Zarządzanie zgodami dotyczącymi opcjonalnych technologii | art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO, w związku z art. 399–400 Prawa komunikacji elektronicznej | Własny panel ONE zapisuje decyzję lokalnie w przeglądarce przez sześć miesięcy i przekazuje odpowiednie sygnały Consent Mode. |
Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec klientów decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na klienta. Administrator może korzystać z narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję wyłącznie pomocniczo, np. do organizacji pracy, przygotowywania dokumentów lub analizy zgłoszeń; narzędzia te nie podejmują samodzielnych decyzji dotyczących klientów.
Kto może otrzymać dane?
Dane mogą być udostępniane tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do wskazanych celów. Potencjalne kategorie odbiorców to:
- dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, telefonii, narzędzi do rejestracji rozmów, systemów informatycznych i niezbędnego wsparcia IT,
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, płatnicze, kurierskie lub ubezpieczeniowe — wyłącznie gdy ich udział jest potrzebny do realizacji usługi albo obowiązku prawnego,
- partnerzy handlowi uczestniczący w realizacji konkretnej usługi, w tym OPONEO, w zakresie niezbędnym do wykonania zamówienia,
- upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora,
- organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa,
- dostawcy usług wykorzystywanych przez serwis lub wybieranych przez użytkownika, m.in. Google, Microsoft, WhatsApp i Telegram, działający zgodnie z właściwymi warunkami i zasadami prywatności.
Dostawcą hostingu jest Hostido.pl Gałązka spółka jawna, ul. Kartuska 5, 80-103 Gdańsk, KRS 0000872620, NIP 5833413237. Hostido może przetwarzać dane znajdujące się na hostowanym serwisie jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia.
Poczta w domenie one.opole.pl jest obsługiwana przez infrastrukturę Google. Google może przetwarzać treść korespondencji oraz powiązane dane techniczne zgodnie z warunkami właściwej usługi i własną polityką prywatności.
Administrator korzysta z własnego, autorskiego systemu CRM. Jest to system wewnętrzny zarządzany przez Administratora, a nie usługa świadczona przez zewnętrznego dostawcę; dostęp do zapisanych w nim danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora.
Czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy?
Korzystanie z usług globalnych dostawców, takich jak Google, Microsoft, WhatsApp lub Telegram, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dotyczy to w szczególności korespondencji obsługiwanej przez Google, danych analitycznych i marketingowych oraz danych przekazywanych po uruchomieniu usługi zewnętrznej.
Google informuje, że przy transferach korzysta z mechanizmów uznanych w prawie europejskim, w szczególności z decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, Ramowych zasad ochrony danych UE–USA w odniesieniu do podmiotów objętych certyfikacją oraz — gdy jest to wymagane — standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Microsoft wskazuje, że dane Clarity są przechowywane w środowisku Microsoft Azure, a relacje z klientami z Unii Europejskiej obsługuje Microsoft Ireland Operations Limited. Ewentualne transfery wewnątrz grupy Microsoft są zabezpieczane odpowiednimi mechanizmami, w tym standardowymi klauzulami umownymi.
W przypadku WhatsApp lub Telegram transfer następuje tylko wtedy, gdy użytkownik sam wybierze kontakt za pośrednictwem danej usługi. Zastosowanie mają wówczas mechanizmy i zabezpieczenia wskazane przez jej dostawcę w aktualnych warunkach oraz polityce prywatności.
Jak długo przechowujemy dane?
- dane z zapytań — przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami, jeżeli jest to uzasadnione,
- dane związane z umową i rozliczeniem — przez okres realizacji umowy, a później przez czas wymagany przepisami lub potrzebny do dochodzenia albo obrony roszczeń,
- nagrania rozmów telefonicznych — co do zasady przez 90 dni od dnia rozmowy; jeżeli nagranie jest związane z reklamacją, sporem lub roszczeniem, może być przechowywane dłużej — do czasu prawomocnego zakończenia sprawy albo upływu właściwego okresu przedawnienia,
- nagrania monitoringu — co do zasady nie dłużej niż 90 dni, chyba że nagranie stanowi dowód incydentu lub jest potrzebne w postępowaniu; w takim przypadku jest przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia sprawy lub ustania podstawy dalszego przechowywania,
- dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu, z możliwością zachowania informacji potrzebnych do wykazania prawidłowości udzielonej zgody,
- dane Microsoft Clarity — nagrania sesji co do zasady przez 30 dni, a zagregowane dane kliknięć, mapy oraz sesje oznaczone lub dodane do ulubionych do 9 miesięcy, zgodnie z aktualną dokumentacją Microsoft,
- logi techniczne dostępne Administratorowi — co do zasady nie dłużej niż 30 dni; dłużej tylko w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia incydentu, ochrony przed roszczeniami lub wykonania obowiązku prawnego. Hostido może przetwarzać dane techniczne zgodnie z umową powierzenia i konfiguracją usługi hostingowej.
W wewnętrznym systemie CRM dane są usuwane lub anonimizowane po upływie okresu potrzebnego do realizacji powyższych celów, chyba że dalsze przechowywanie wynika z obowiązku prawnego albo jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jakie prawa Ci przysługują?
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania możesz żądać:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych, gdy spełnione są warunki RODO,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jeżeli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
Prawo dostępu obejmuje również dane osobowe utrwalone w nagraniu rozmowy telefonicznej, w tym głos i treść wypowiedzi. Sposób udostępnienia kopii musi jednocześnie chronić prawa i wolności innych osób uczestniczących w rozmowie.
Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wnioski dotyczące praw możesz przesyłać na adres biuro@one.opole.pl.
Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych niezbędnych do przygotowania wyceny, zawarcia lub wykonania umowy, wystawienia dokumentu księgowego albo obsługi reklamacji może uniemożliwić realizację danej czynności lub usługi.
Jak działają zewnętrzne elementy strony?
Lokalne fonty
Kroje Manrope i Barlow Condensed są udostępniane bezpośrednio z serwera one.opole.pl w zoptymalizowanym formacie WOFF2. Wyświetlenie fontów nie powoduje połączenia z Google Fonts.
Mapa Google
Serwis zawiera osadzoną Mapę Google, która uruchamia się automatycznie. Google może przetwarzać dane techniczne, identyfikatory, dane o aktywności i — zależnie od ustawień użytkownika — dane dotyczące lokalizacji. Sama informacja w polityce nie zastępuje wymaganej zgody. Zalecane jest ładowanie mapy dopiero po świadomym działaniu użytkownika albo zastąpienie jej zwykłym odsyłaczem.
Google Analytics i Google Ads
Google Analytics służy do tworzenia statystyk oraz analizy sposobu korzystania z serwisu. Google Ads służy do pomiaru konwersji i skuteczności kampanii. W zaawansowanym Consent Mode tagi Google są ładowane z domyślnym statusem zgody „denied”. Przed zgodą mogą przesyłać ograniczone pomiary bez cookies, obejmujące stan zgody oraz podstawowe informacje techniczne przekazywane przez przeglądarkę. Pełny pomiar, trwałe identyfikatory, dane reklamowe i opcjonalne cookies są uruchamiane po zapisaniu odpowiedniego wyboru.
Microsoft Clarity
Microsoft Clarity umożliwia analizę sposobu korzystania z serwisu przez mapy kliknięć i przewijania, dane o interakcjach oraz odtwarzanie sesji. Clarity może przetwarzać informacje techniczne o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzanych podstronach, źródle wejścia, sposobie renderowania strony, kliknięciach, przewijaniu i ruchu wskaźnika. Zawartość pól formularzy jest maskowana przez Clarity, a formularze serwisu są dodatkowo oznaczone do pełnego maskowania. Przed zgodą ConsentV2 przekazuje status „denied”, dlatego Clarity działa bez cookies i bez trwałego łączenia kolejnych odsłon. Po zgodzie status zmienia się na „granted” i możliwe jest pełne odtwarzanie sesji oraz ciągłości wizyty.
Panel ustawień ONE
Własny panel ONE zapisuje wybór użytkownika wyłącznie w pamięci lokalnej przeglądarki i przekazuje odpowiednie sygnały do narzędzi analitycznych oraz reklamowych. Użytkownik może odrzucić opcjonalne kategorie albo później zmienić decyzję przez link „Ustawienia cookies” w stopce.
WhatsApp, Telegram, Google Maps i Waze
Odsyłacze do tych usług uruchamiają się dopiero po kliknięciu. Po przejściu do zewnętrznego serwisu jego dostawca przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami. Jeżeli kontaktujesz się z ONE Auto Serwis za pomocą komunikatora, Administrator otrzyma dane przekazane w wiadomości oraz identyfikator używany w tej usłudze.
Poczta elektroniczna Google
Wiadomości wysyłane na adres biuro@one.opole.pl są kierowane do infrastruktury pocztowej Google. Dostawca poczty może przetwarzać treść wiadomości, adresy nadawcy i odbiorcy, datę oraz techniczne metadane transmisji w celu dostarczenia, zabezpieczenia i utrzymania usługi pocztowej.
Każdy zewnętrzny dostawca stosuje własne zasady prywatności, bezpieczeństwa i okresy przechowywania danych. Uruchomienie usług opcjonalnych zależy od zgody użytkownika albo jego świadomego przejścia do wybranego komunikatora lub narzędzia nawigacyjnego.
Kontakt oraz aktualizacje polityki
Polityka może być aktualizowana, gdy zmienią się przepisy, sposób działania serwisu albo wykorzystywane usługi. Data aktualnej wersji będzie wskazana na początku dokumentu. Zmiany nie będą ograniczać praw wynikających z przepisów.
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych, w tym kontrolę dostępu, zabezpieczenia systemów, kopie zapasowe, rejestrowanie dostępu oraz procedury reagowania na incydenty. Zakres zabezpieczeń jest dostosowywany do ryzyka i charakteru przetwarzanych danych.
Treść przygotowano z uwzględnieniem art. 12–13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz art. 399–400 ustawy z 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej.